Datenschutzerklärung

1. VERANTWORTLICHE STELLE

Verantwortlich für die hier beschriebene Datenbearbeitung ist:

iMATRIX GmbH
6014 Luzern
Schweiz
E-Mail: support@imatrix.ch

2. GELTUNGSBEREICH UND DATENSCHUTZROLLEN

Diese Erklärung gilt für Besucherinnen und Besucher der Website, Interessierte, Launch-Abonnentinnen und -Abonnenten, Benutzerkonten, Plattformadministratoren, Workspace-Mitglieder, Kundenkontakte und Personen, die den Support kontaktieren.

Für Benutzerkonten, Vertragsabwicklung, Abrechnung, Sicherheit, Support und den eigenen Plattformbetrieb ist iMATRIX GmbH Verantwortliche. Soweit Workspace-Kunden über iMATRIX - AI Suite Inhalte oder Personendaten ihrer eigenen Kunden, Kontakte, Mitarbeitenden oder Partner bearbeiten, handeln diese Workspace-Kunden grundsätzlich als Verantwortliche und iMATRIX GmbH als Auftragsbearbeiterin. Einzelheiten sind in einer separaten Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung zu regeln.

3. BEARBEITETE PERSONENDATEN

Je nach Nutzung bearbeiten wir insbesondere folgende Kategorien: technische Verbindungs- und Protokolldaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Geräteinformationen; Name, E-Mail-Adresse, Sprache, Profilbild und Anmeldedaten; Workspace-, Rollen- und Berechtigungsdaten; Firmen-, Kunden- und Kontaktangaben; Vertrags-, Abonnement-, Rechnungs- und Nutzungsdaten; Supportnachrichten; Inhalte, Briefings, Prompts, Dateien, Bilder, Metadaten, Freigaben und Veröffentlichungsergebnisse; sowie Angaben zu verbundenen Websites, Social-Media-Konten und anderen Destinationen.

Bei der Anmeldung zur Startinformation bearbeiten wir deine verschlüsselt gespeicherte E-Mail-Adresse, Sprache, Einwilligungsversion, Quelle und Status der Bestätigung oder Abmeldung. Kontakt- und IP-Werte werden zusätzlich gehasht, um Dubletten und Missbrauch zu erkennen. Die Anmeldung wird erst nach Bestätigung der E-Mail-Adresse wirksam.

Passwörter werden ausschließlich als sichere Hashwerte gespeichert. Wiederherstellungscodes, technische Zugangsdaten und Connector-Credentials werden geschützt beziehungsweise verschlüsselt gespeichert und nicht in normalen Protokollen ausgegeben.

4. ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN

Wir bearbeiten Personendaten, um die Website und Plattform bereitzustellen, Konten und Workspaces zu verwalten, Zugriffe zu authentisieren, Verträge und Abonnemente abzuwickeln, Rechnungen zu erstellen, Support zu leisten, Inhalte zu planen und zu produzieren, Qualität und Freigaben zu steuern, Veröffentlichungen auszuführen und zu verifizieren sowie Betrieb, Sicherheit und Missbrauchsprävention sicherzustellen.

Die Bearbeitung erfolgt nach dem DSG. Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir sie je nach Fall auf die Erfüllung oder Vorbereitung eines Vertrags, gesetzliche Pflichten, deine Einwilligung oder berechtigte Interessen an einem sicheren, zuverlässigen und wirtschaftlichen Plattformbetrieb. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

5. KI-GESTÜTZTE FUNKTIONEN

iMATRIX - AI Suite kann Inhalte, Briefings, Markenangaben und Qualitätsvorgaben an einen konfigurierten KI-Anbieter übermitteln, wenn eine entsprechende Funktion freigeschaltet und bewusst verwendet wird. Übermittelt werden nur die für den konkreten Auftrag erforderlichen Daten. Passwörter, Zahlungsdaten und Connector-Zugangsdaten sind nicht Bestandteil von KI-Prompts.

KI-Ausgaben werden gespeichert, versioniert und Qualitätsprüfungen unterzogen. Sie erhalten keine direkte, unkontrollierte Veröffentlichungsberechtigung. Im produktiven Betrieb können insbesondere Dienste von OpenAI oder weitere vertraglich geprüfte KI-Anbieter eingesetzt werden. Vor einer produktiven Freischaltung werden Anbieter, Bearbeitungsorte, Vertragsbedingungen und erforderliche Schutzmaßnahmen geprüft.

6. VERÖFFENTLICHUNG UND INTEGRATIONEN

Wenn ein Workspace eine externe Destination verbindet, bearbeitet iMATRIX - AI Suite die dafür erforderlichen Verbindungsdaten, Berechtigungen, externen Kennungen, Inhalte und technischen Rückmeldungen. Je nach aktivierter Integration können Daten an eine ausgewählte WordPress-Website, Meta-Dienste wie Facebook oder Instagram, LinkedIn oder weitere ausdrücklich verbundene Systeme übermittelt werden. Autorisierungen erfolgen mit minimal erforderlichen Rechten; Zugangsdaten und Tokens werden verschlüsselt gespeichert.

Geplante Funktionen wie weitere CMS-, Social-Media-, Cloud-, Kommunikations-, CRM-, Finanz-, Audio-, Video-, Dokumenten-, API- oder Add-on-Verbindungen führen erst dann zu einer Datenbekanntgabe, wenn sie technisch freigeschaltet, datenschutzrechtlich geprüft und von einem berechtigten Benutzer verbunden oder verwendet werden. Diese Erklärung wird bei wesentlichen neuen Bearbeitungen aktualisiert.

7. DIENSTLEISTER UND EMPFÄNGER

Wir können sorgfältig ausgewählte Auftragsbearbeiter für Hosting, Datenbankbetrieb, Object Storage, E-Mail-Versand, Monitoring, Fehleranalyse, Support, KI-Verarbeitung und Zahlungsabwicklung einsetzen. Diese erhalten nur die Daten, die sie für ihre Aufgabe benötigen, und werden vertraglich zu Datenschutz und Sicherheit verpflichtet.

Bei aktivierter Zahlungsabwicklung können Identitäts-, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsreferenzen an einen Zahlungsanbieter wie Stripe übermittelt werden. Vollständige Kartenangaben werden grundsätzlich direkt durch den Zahlungsanbieter verarbeitet. Behörden oder andere Dritte erhalten Daten nur, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht, dies zur Rechtsdurchsetzung erforderlich ist oder eine gültige Einwilligung vorliegt.

8. DATENBEKANNTGABE INS AUSLAND

Je nach Standort eines aktivierten Dienstleisters oder einer verbundenen Destination können Personendaten in der Schweiz, im Europäischen Wirtschaftsraum oder in weiteren Staaten bearbeitet werden. Fehlt im Empfängerstaat ein angemessenes Datenschutzniveau, verwenden wir geeignete Garantien, insbesondere anerkannte Standarddatenschutzklauseln und erforderliche Zusatzmaßnahmen, oder stützen die Bekanntgabe auf eine gesetzliche Ausnahme. Bei vom Workspace selbst verbundenen Destinationen ist der Workspace für die rechtmäßige Auswahl und Nutzung mitverantwortlich.

9. COOKIES UND PROTOKOLLDATEN

iMATRIX - AI Suite verwendet derzeit notwendige First-Party-Cookies und vergleichbare Speichertechniken für Sitzung, Anmeldung, CSRF-Schutz, Spracheinstellungen und Sicherheitsfunktionen. Ohne diese Techniken funktionieren wesentliche Plattformbereiche nicht. Auf der aktuellen öffentlichen Website sind keine Marketing- oder verhaltensbasierten Analyse-Cookies vorgesehen.

Webserver und Anwendung können technische Protokolldaten zur Auslieferung, Fehleranalyse, Abwehr von Angriffen und Sicherstellung der Stabilität bearbeiten. Wo es der Zweck erlaubt, werden Identifikatoren reduziert oder gehasht. Privilegierte Aktionen und sicherheitsrelevante Vorgänge werden nachvollziehbar auditiert.

10. AUFBEWAHRUNG UND LÖSCHUNG

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck, die Vertragsabwicklung, die Sicherheit, die Durchsetzung von Ansprüchen oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, soweit keine Pflicht oder ein überwiegendes Interesse an der weiteren Aufbewahrung besteht.

Launch-Kontaktdaten bleiben bis zur einmaligen Startinformation, einer Abmeldung oder bis zum Wegfall des Zwecks gespeichert. Inhalte und Versionen können aus Gründen der Nachvollziehbarkeit, Freigabe und Publikationssicherheit länger aufbewahrt werden. Gesetzlich relevante Geschäfts- und Buchungsunterlagen werden während der vorgeschriebenen Dauer aufbewahrt.

11. DATENSICHERHEIT

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein. Dazu gehören verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffe, serverseitige Mandantentrennung, verschlüsselte Credentials, sichere Passwort-Hashes, Mehrfaktor- und Passkey-Funktionen, Protokollierung, Backups, Überwachung sowie kontrollierte Freigabe- und Veröffentlichungsprozesse. Trotz dieser Maßnahmen kann bei einer Übertragung über Internet oder E-Mail keine absolute Sicherheit garantiert werden.

12. DEINE RECHTE

Du kannst im Rahmen des anwendbaren Rechts Auskunft über deine Personendaten sowie deren Berichtigung, Herausgabe, Übertragung oder Löschung verlangen. Du kannst einer Bearbeitung widersprechen, eine Einwilligung widerrufen und unter bestimmten Voraussetzungen eine Einschränkung verlangen. Gesetzliche Pflichten und überwiegende schutzwürdige Interessen können diese Rechte begrenzen.

Richte dein Anliegen an support@imatrix.ch. Zur Verhinderung unberechtigter Auskünfte können wir einen Identitätsnachweis verlangen. Du kannst dich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) und, soweit die DSGVO anwendbar ist, an eine zuständige europäische Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

13. AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGEN UND PROFILING

iMATRIX - AI Suite trifft derzeit keine ausschließlich automatisierten Einzelentscheidungen, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkungen entfalten oder sie erheblich beeinträchtigen. KI unterstützt Content- und Qualitätsprozesse; verbindliche Freigaben und externe Veröffentlichungen bleiben kontrollierten Berechtigungen und definierten Abläufen unterstellt. Sollte künftig eine relevante automatisierte Entscheidung eingeführt werden, informieren wir transparent über deren Logik und Auswirkungen sowie über die Möglichkeit einer menschlichen Überprüfung.

14. ÄNDERUNGEN UND KONTAKT

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Plattform, eine Integration oder die Rechtslage ändert. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir angemessen.

Fragen oder Datenschutzanliegen kannst du an support@imatrix.ch richten.